PENDAHULUAN
Mail Merge atau surat massal merupakan sebuah fitul aplikasi yang terdapat pada Ms. Word yang mempermudah pengguna dalam mengelola dokumen surat massal seperti surat undangan, amplop, sertifikat seminar, dan lain sebagainya. Dalam fasilitas mail marge diperlukan dua buah file yang nantinya akan digabungkan dalam satu fungsi.
DOKUMEN DALAM MAIL MERGE
1. Dokumen Utama atau Dokumen Master
Dokumen master berisi data yang isinya sama untuk semua penerima seperti surat, sertifikat, amplop, dan lain sebagainya. Sedangkan file yang kedua merupakan dokumen sumber data, seperti nama, alamat yang dituju, dan lain sebagainya.
2. Dokumen Sumber Data
Dokumen sumber data merupakan dokumen yang isinya berbeda untuk masing-masing penerima, seperti nama, alamat penerima. Dokumen sumber data ini tidak hanya dibuat menggunakan Ms. word melainkan dapat menggunakan Ms. Excel maupun Ms. Acces.
MEMBUAT DOKUMEN UTAMA
Untuk membuat dokumen master ada beberapa langkah yang harus dikerjakan, antara lain :
1. Membuat dokumen baru dengan Ms. Word dengan cara klik tombol New atau Ctrl+N
b. Buat tabel dengan ukuran baris dan kolom sesuai jumlah data
c. Simpan tabel tersebut dengan nama sumber data atau sesuai keinginan.
Untuk lebih jelasnya perhatikan contoh dokumen sumber data berikut :
- Membuat tabel
- Mengisikan data pada tabel berikut
- Simpan file tersebut.
MENGGABUNGKAN DOKUMEN MASTER DAN DOKUMEN SUMBER DATA
1. Buka dokumen utama atau master yang telah dibuat
2. Klik Mailing pada menubar, kemudian pilih select rcipient, kemudian pilih Use Existing List
3. Buka dokumen sumber data yang telah dibuat sebelumnya.
4. Selanjutnya perhatikan pada Ribon Mailing, beberapa icon yang semula berwarna abu-abu sekarng menjadi warna biru.
MENYISIPKAN DOKUMEN SUMBER DATA kedalam DOKUMEN UTAMA (MASTER)
1. Letakkan kursor pada area yang akan dijadikan tempat menyisipkan field.
Misalnya disamping teks " Ketua Umum"
2. Klik tab Mailing
6. Maka dokumen akan muncul seperti berikut
MENYIMPAN DAN MENCETAK DOKUMEN MAIL MERGE
1. Klik Finish & Merge
Didalam Finish & Merge terdapat 3 pihan, yaitu:
1. Edit Individual dokumen : untuk menyimpan hasil penggabungkan kedokumen baru
2. Print Dokumen
3. Send Email Messange
Itu lah sedikit tutorial penggunaan Mail Merge di Ms. word. Semoga bermanfaat.
Mail Merge atau surat massal merupakan sebuah fitul aplikasi yang terdapat pada Ms. Word yang mempermudah pengguna dalam mengelola dokumen surat massal seperti surat undangan, amplop, sertifikat seminar, dan lain sebagainya. Dalam fasilitas mail marge diperlukan dua buah file yang nantinya akan digabungkan dalam satu fungsi.
DOKUMEN DALAM MAIL MERGE
1. Dokumen Utama atau Dokumen Master
Dokumen master berisi data yang isinya sama untuk semua penerima seperti surat, sertifikat, amplop, dan lain sebagainya. Sedangkan file yang kedua merupakan dokumen sumber data, seperti nama, alamat yang dituju, dan lain sebagainya.
2. Dokumen Sumber Data
Dokumen sumber data merupakan dokumen yang isinya berbeda untuk masing-masing penerima, seperti nama, alamat penerima. Dokumen sumber data ini tidak hanya dibuat menggunakan Ms. word melainkan dapat menggunakan Ms. Excel maupun Ms. Acces.
MEMBUAT DOKUMEN UTAMA
Untuk membuat dokumen master ada beberapa langkah yang harus dikerjakan, antara lain :
1. Membuat dokumen baru dengan Ms. Word dengan cara klik tombol New atau Ctrl+N
2. Membuat isi dokumen master
Dokumen master ini merupakan dokumen yang mempunyai isi yang sama untuk semua penerima. Dalam hal ini saya akan memberikan contoh dokumen master yaitu amplop surat.
3. Simpan dokumen utama.
MEMBUAT DOKUMEN SUMBER DATA
Dokumen sumber data berisi masing-masing data yang akan dituju. Dokumen sumber data dapat dibuat tidak hanya menggunakan Ms. Word melainkan dapat pula menggunakan Ms. Excel, Ms. Acces. Untuk membuat sumber data maka dibutuhakan sebuah tabel.
Adapun langkah-langkah pembuatan tabel untuk sumber data sebagai berikut
a. Klik Insert tabel
c. Simpan tabel tersebut dengan nama sumber data atau sesuai keinginan.
Untuk lebih jelasnya perhatikan contoh dokumen sumber data berikut :
- Membuat tabel
MENGGABUNGKAN DOKUMEN MASTER DAN DOKUMEN SUMBER DATA
1. Buka dokumen utama atau master yang telah dibuat
MENYISIPKAN DOKUMEN SUMBER DATA kedalam DOKUMEN UTAMA (MASTER)
1. Letakkan kursor pada area yang akan dijadikan tempat menyisipkan field.
Misalnya disamping teks " Ketua Umum"
3. Klik Insert Merge Field untuk memasukkan masing-masing field.
- Sebagai contoh untuk memasukkan file nama organisasi, letakkan kursor di sebelah "Ketua Umum" kemudian klik Mailing - Insert Merge field - Nama Organisasi - Insert
- Untuk memasukkan instnsi letakkan kursor dibawah tulisan "Ketua Umum", kemudian klik Mailings - Insert Merge Field - Fakultas - Insert
4. Begitupun dengan kategori universitas, setelah selesai menyisipkan semua field maka isi dokemen akan berubah seperti berikut :
5. Kemudian klik tab Mailing -- pilih Preview result
7. Klik tombol panah pada menu Mailing untuk melihat nama lainnya
MENYIMPAN DAN MENCETAK DOKUMEN MAIL MERGE
1. Klik Finish & Merge
1. Edit Individual dokumen : untuk menyimpan hasil penggabungkan kedokumen baru
2. Print Dokumen
3. Send Email Messange
Itu lah sedikit tutorial penggunaan Mail Merge di Ms. word. Semoga bermanfaat.
