PENDAHULUAN
Mail Merge atau surat massal merupakan sebuah
fitul aplikasi yang terdapat pada Ms. Word yang mempermudah pengguna dalam
mengelola dokumen surat massal seperti surat undangan, amplop, sertifikat
seminar, dan lain sebagainya. Dalam fasilitas mail marge diperlukan dua buah
file yang nantinya akan digabungkan dalam satu fungsi.
DOKUMEN DALAM MAIL MERGE
1. Dokumen Utama atau Dokumen Master
Dokumen master berisi data yang isinya sama untuk semua penerima seperti surat, sertifikat, amplop, dan lain sebagainya. Sedangkan file yang kedua merupakan dokumen sumber data, seperti nama, alamat yang dituju, dan lain sebagainya.
2. Dokumen Sumber Data
Dokumen sumber data merupakan dokumen yang isinya berbeda untuk masing-masing penerima, seperti nama, alamat penerima. Dokumen sumber data ini tidak hanya dibuat menggunakan Ms. word melainkan dapat menggunakan Ms. Excel maupun Ms. Acces.
MEMBUAT DOKUMEN UTAMA
Untuk membuat dokumen master ada beberapa langkah yang harus dikerjakan, antara lain :
1. Membuat dokumen baru dengan Ms. Word dengan cara klik tombol New atau Ctrl+N
c. Simpan tabel tersebut dengan nama sumber data atau sesuai keinginan.
Untuk lebih jelasnya perhatikan contoh dokumen sumber data berikut :
- Membuat tabel
- Mengisikan data pada tabel berikut
- Simpan file tersebut.
MENGGABUNGKAN DOKUMEN MASTER DAN DOKUMEN SUMBER DATA
1. Buka dokumen utama atau master yang telah dibuat
2. Klik Mailing pada menubar, kemudian pilih select rcipient, kemudian pilih Use Existing List
3. Buka dokumen sumber data yang telah dibuat sebelumnya.
4. Selanjutnya perhatikan pada Ribon Mailing, beberapa icon yang semula berwarna abu-abu sekarng menjadi warna biru.
MENYISIPKAN DOKUMEN SUMBER DATA kedalam DOKUMEN UTAMA (MASTER)
1. Letakkan kursor pada area yang akan dijadikan tempat menyisipkan field.
Misalnya disamping teks " Ketua Umum"
2. Klik tab Mailing
MENYIMPAN DAN MENCETAK DOKUMEN MAIL MERGE
1. Klik Finish & Merge
Didalam Finish & Merge terdapat 3 pihan, yaitu:
1. Edit Individual dokumen : untuk menyimpan hasil penggabungkan kedokumen baru
2. Print Dokumen
3. Send Email Messange
Itu lah sedikit tutorial penggunaan Mail Merge di Ms. word. Semoga bermanfaat.
0 komentar:
Posting Komentar